仕事では、全体から詳細、総論から各論、結論から理由の順番で伝えるように！と言われます。
それぞれ言っていることは同じで、「大枠から詳細」の順番で伝えましょうということです。
これだけさまざまな言い回しがある言葉なので、いきなり詳細でなく、大枠から伝えるといいですよということです。
ただ、なぜそうした方がいいのか？と言われると答えに困る内容でもあります。
この記事では、なぜ大枠から詳細に伝えるといいのか？についてわかりやすく紹介します。
この記事は、
・営業担当・課長・部長・本部長・執行役員の経験
・風土の違う5社での経験
・数百名のマネジメント経験
・数千社への営業経験
・100回を超える勉強会の講師経験
・1,000冊近い読書経験
これらの経験を持つよしつが実体験から得たことを元に書いています。
（あわせて読みたい、知っておきたい 考え方・意識・スキル）
「大枠から詳細へ」とは？
・最初に全体感、目的、結論、テーマ、話の流れなどの大枠を伝える
・そのあとに詳細を伝える
これが、何かを伝えたい時に伝わりやすく、相手に行動までおこしてもらいやすくなる方法です。
また、大枠から詳細へ伝えることで以下３つが実現します。
1.相手の頭の中を整理できる
2.推測の弊害をなくせる
3.前提をそろえることができる
まずは「そもそも何かを伝える目的」を紹介した後にこの３つを解説します。
そもそも何かを伝える目的とは？
伝えた相手に何かの行動をとってほしいから
これが何かを伝える目的です。
聞いて知っておいてもらうだけも含めて、まずは伝えた内容を理解してもらうことが大事になります。
その上で、行動してもらうことで目的が実現します。
1.相手の頭の中を整理する
頭の中が整理できると次のアクションがわかる
受け手は、大枠を聞くことで次にどのようなアクションをおこせばいいかがわかります。
具体的には、
・話を聞くだけでいいのか？
・今後のアクションのアドバイスが欲しいのか？
・聞いた内容について意見すればいいのか？
これらがわかった上で、詳細な内容を聞くことになりますので、伝える人が望む行動をおこしてもらうやすくなります。
2.推測の弊害をなくす
間違った推測をさせない
人はとても優秀です。なぜなら、推測できるからです。
誰かが話しかけてきたら、きっとこの話だろうと推測できます。
例えば、「昨日のあれ大丈夫？」でコミュニケーションが成り立ちます。
この言葉だけだと対象は無数にありますが、ある１つのことに特定できるのです。
ただ、推測には弊害があります。間違って別のことに推測されてしまう場合があることです。
これがミスコミュニケーションの大きな原因となります。
（ミスコミュニケーションの詳細は、ミスコミュニケーションがおきる４つの部分とそれぞれの原因と対策を参照）
大枠から伝えることで、まずはテーマが特定できます。
結果、詳細を聞いた時に間違った推測をする確率が減るのです。
3.コミュニケーションの前提をそろえる
・大枠に問題がないか？
・大枠と詳細のつながりに問題はないか？
・詳細の選択に問題はないか？
聞いた内容について意見を求める場合、受け手が、上記３つに問題がないかを考えます。
大枠（＝テーマ・課題・目的など）と詳細を分けて伝えることで、この３つが検証しやすくなり、適切なコミュニケーションとなる確率が上がります。
ちゃんと伝えるための準備
「考えること」も「大枠から詳細」で考える
大枠から詳細へと伝えるのであれば、伝える内容を検討する際も、を「大枠から詳細へ」を意識しましょう。
伝えた内容について補足説明をする時に、なぜこのように考えたのか？を説明することができ、説得力が増すからです。
あわせて、事前に大枠（＝テーマ・課題・目的）が明確か？なぜこの大枠なのか？選び間違いをしていないか？が事前に検討できます。
結果、伝える内容が明確になり伝わりやすくなります。
具体的な活用方法
・伝える内容を特定してから説明する
・結論を伝えてから理由を説明する
・目的課題を伝えて解決策を説明する
・全体スケジュールを話してから、細かくスケジュール話す
・現象を伝えてから原因を説明する
上記のように大枠を伝えることで、受け手は何が今から説明れるのかがわかります。
その上で、どのような行動をとればいいかを想定しながら、詳細な話を聞いてくれるので、より伝わるようになります。
伝え方の基本 「大枠から詳細へ」のまとめ
何かを伝えたい場合に、
・最初に全体感、目的、結論、テーマ、話の流れなどの大枠を伝える
・そのあとに詳細を伝える
これにより、伝えたいことを伝わりやすくし、相手に行動までおこしてもらいやすくなります。
また、事前準備として、「考えること」も同じように大枠から詳細に考えることでそのまま伝えることができる内容になります。
たまに上記の方法の中で、結論から先に言うと嫌がる人や組織があります。
その際は、「私の中で、〇〇（＝結論）と考えましたのですが、背景と理由を簡潔に説明しますので、後程それは違うなど、ご指摘いただけると幸いです」
このような言い回しで結論から話すことをおススメします。
ビジネスの基本スキルについて以下の記事も書いています。参照下さい。
- 「前提をそろえる」
- 「ミスコミュニケーションの原因と対策」
- 「正しい情報を得る6つのコツ」
- 「具体化と抽象化を使い分ける」
- 「手段の目的化」
- 「論理と感情の関係」
- 「人の思考の癖」
- 「人が変われない理由と対策」
ビジネスの知識を増やすには、本を読むことがおススメです。
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