ビジネススキルの基礎として、新卒で会社に入った時に、一番最初に教えてもらうことの一つが報連相です。
ただ、教えられ方は、「報告・連絡・相談が大事ですよ」としか教えてくれない言葉でもあります。
どんな場合に報告・連絡・相談すればいいのか？を先輩に聞いてみてください。きっと時と場合だとか、重要な場合とかという抽象的な言葉で帰ってくることが多い言葉です。
この記事では、このような問題を組織の本質である「分業と権限委譲」という切り口で、なぜ報連相が必要なのかを解説します。
この記事は、風土の違う5社での経験、数百名のマネジメント経験、数千社との取引経験、100回以上の勉強会講師の経験を活かし、わかりやすく解説していきます。
（あせて読みたい 知っておきたいビジネススキル向上のための基礎知識をまとめてわかりやすく解説）
報告・連絡・相談（報連相）とは？
上司や関連部署への報告・連絡・相談をまとめて報連相と言います
報告とは、上司に対して自分の仕事の進捗を報告すること。
連絡とは、自分の仕事が関連する人（同部署の他の人や他部署の人）に、自分の仕事について伝えること。
相談とは、上司や関連する人に仕事の進め方などを、聞いたり話し合ったりすることです。
報告・連絡・相談（報連相）の「これだけ知ろう」
- 権限委譲と分業に伴う報告義務
- 自分の責任回避
少し難しい表現ですが、この２つを知っておいてください。
報告・連絡・相談（報連相）の「詳細解説」
なぜ報連相が必要なのか？
会社では、各業務を分業しているので、進捗管理や部署間調整を行うため報連相が必要です。詳しく説明していきます。
権限移譲と分業に伴う報告義務
組織の仕組み
そもそも、なぜ会社という組織を私たちは作っているのか？について理解することがスタートとなります。
人が複数集まることで、ひとりではできないことを成し遂げることが組織を作る目的です。
まったく同じ仕事を複数人で行っては無駄となるので、各自の役割を決める＝分業が組織の本質となります。
(詳しくは「会社組織の本質とは？」超簡単に解説を参照)
ということは、自分の行っている仕事は、必ず分業の一部となり、その分業を取りまとめている人（上司）や関連する人(他部署)が多く絡むことになります。
分業には、「同じ仕事を分ける」分業と「違う仕事に分ける」分業があります。
営業であれば、基本同じ営業の仕事を行うが、担当商品やエリアは違う領域を担当します。これが「同じ仕事を分ける」場合です。
営業課と開発課に仕事を分ける場合が、「違う仕事に分ける」場合です。
「権限移譲」と「報告」「相談」の関係
上記の図の左右方向が権限移譲と報告・相談の関係となります。
上司が、部下に仕事を分けて実行してもらいます。
例えば、顧客が100社あったとします。営業1人では担当できないので、4名に25社ずつ担当してもらいます。
上司は、4名の営業担当を通して、100社への営業を行うことになります。
この上司は100社への営業責任を持っており、それを営業担当に25社ずつ責任を分けて与えます。これを権限委譲と言います。
権限委譲したとしても、顧客への営業責任はこの上司にあります。それに加えて、営業担当の成長もこの上司の仕事となります。
だから、営業担当は上司に報告の義務が発生することと、何かあれば相談することが必要となるのです。
そして、上司は、その相談内容を元にアドバイスを行うことで、業績拡大と成長支援の両方を行うことが役割となります。
「分業」と「連絡」「相談」の関係
上記の図の上下となり、分業と連絡・相談の関係となります。
営業担当は商品開発や生産に関わらないです。でも、営業担当は顧客に商品を納品しなければいけない。
だから、顧客がいつ何をどれだけほしいかなどを伝えないと、生産現場はどれだけ作ればいいかわからないのです。
逆に生産現場は工場の稼働が高ければ、すぐに生産できないことを営業に伝えておかないといけないのです。
これこそが連絡となります。但し、顧客の要望と社内の業務が合致しない場合もあります。だから調整を行うために、相談が必要となるのです。
自分の責任回避
報連相のある意味本質と言えることが、自分の責任回避です。
当然権限移譲や分業で与えられた仕事なので、与えられた仕事から逃げることはできないです。
ただ、現実問題として、出来ない場合もあります。
だから、上司は、もし、仕事を振られた私たちが業務遂行できないのであれば、仕事をやり遂げる方法を別途考える必要があるのです。
その対策を行う出発点が私たちからの報告・相談なのです。
報告・相談せずに自分で抱えて手に負えなくなり、さらに間に合わない状態で上司が報告を受けたとしてもどうしょうもないのです。
だから、早いタイミングで、報告・相談することが大事となります。
すぐに報連相すべき内容について
もちろん業務報告はすべて口頭、書類などで伝えないといけません。
ただし、すべてを報連相していると上司や他部署も対応できません。
まずは、時間を一切おかずに、すぐに報連相しないといけない重要なことを理解しましょう。
これは結構明確で、会社に大きな損害を与えるものです。
- 顧客クレーム
- 重要顧客の売上が落ちる可能性が出た場合
- 大幅な納期遅れの可能性
- 事故やケガ
- 個人情報漏洩の可能性
などですね(会社により異なる場合もあります)。
これらは、上司が忙しそうだとか、外出しているとか、休んでいるとかに関係なく、発生した時点で、最優先で報告・相談です。必ず伝わったことを確認できる方法で連絡しましょう。
報告・連絡・相談（報連相）の「まとめ」
- 権限移譲と分業に伴う報告義務
- 自分の責任回避
自分のために、上司に気を使いすぎずに報連相しましょう。その気遣いが、上司に迷惑をかけることになる場合もあるからです。
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