「報告・連絡・相談（報連相）」を組織の仕組みを元にわかりやすく解説

社会人になって、一番最初に教えてもらうことの一つが報告・連絡・相談（報連相）です。

ただ、「報告・連絡・相談（報連相）が大事です」としか教えてくれない言葉でもあります。

どんな場合に報告・連絡・相談すればいいのか？を先輩に聞いてみても、「時と場合」「適切に」「重要な場合」などの抽象的な言葉でしか教えてもらえません。

例えば、報告と連絡の違いがわかりますでしょうか？

報告・連絡・相談（報連相）があまりにも当たり前なことだから、背景や意味までちゃんと理解している人が少ないからです。

この記事では、報告・連絡・相談（報連相）を、「組織の仕組み」という切り口で説明します。

この記事を読むことで、報告・連絡・相談の「各論」を理解できます。

この記事は、

・営業担当・課長・部長・本部長・執行役員の経験
・風土の違う5社での経験
・数百名のマネジメント経験
・数千社への営業経験
・100回を超える勉強会の講師経験
・1,000冊近い読書経験

これらの経験を持つよしつが実体験から得たことを元に書いています。

（あわせて読みたい【ビジネススキル】必須スキル・思考方法・コミュニケーション）

報告・連絡・相談（報連相）とは？
報告・連絡・相談（報連相）の「詳細解説」
1. 権限移譲と分業に伴う報告義務
2. 責任の回避
すぐに報連相すべき内容について
報告・連絡・相談（報連相）の「まとめ」

報告・連絡・相談（報連相）とは？

「上司や同僚や関連部署」へ報告・連絡・相談（報連相）すること

報告とは、上司に対して自分の仕事の進捗を報告すること。

連絡とは、自分の仕事が関連する人（同僚や他部署の人）に、自分の仕事について伝えること。

相談とは、上司や関連する人に仕事の進め方などを、聞いたり話し合ったりすることです。

報告・連絡・相談（報連相）の「詳細解説」

・権限委譲と分業に伴う報告義務
・責任の回避

報告・連絡・相談（報連相）は上記の２つがポイントです。それぞれを説明します。

権限移譲と分業に伴う報告義務

・組織の仕組み
・「権限移譲」と「報告」「相談」の関係
・「分業」と「連絡」「相談」の関係

上記3つに分けて解説します。

組織の仕組み

分業

なぜ会社という組織を私たちは作っているのか？について理解することがスタートです。

人が複数集まることで、ひとりではできないことを成し遂げることが組織を作る目的です。

まったく同じ仕事を複数人で行っては無駄となるので、各自の役割を決める＝分業が組織の本質となります。

(詳しくは「会社組織」の本質とは？をわかりやすく解説を参照)

結果、自分の行っている仕事は、必ず分業の一部となり、仕事を進める上で、分業を取りまとめている人（上司）や関連する人(他部署)と仕事をすることになります。

分業には、「同じ仕事を分ける」分業と「違う仕事に分ける」分業があります。

営業であれば、営業課長がすべて顧客を担当するのは無理なので、営業メンバーに顧客を分けます。これが「同じ仕事を分ける」場合です。

業務自体を例えば営業課と開発課に分ける場合は、「違う仕事に分ける」場合です。

「権限移譲」と「報告」「相談」の関係

上司の仕事を部下へ「権限移譲」するから、「報告」と「相談」が必要になる

上記の図の左右方向が権限移譲と報告・相談の関係となります。

上司が、部下に仕事を権限移譲して実行してもらいます。

例えば、顧客が100社あったとします。営業1人では担当できないので、4名に25社ずつ担当してもらいます。

上司は、4名の営業担当を通して、100社への営業を行うことになります。

この上司は100社への営業責任を持っており、それを営業担当に25社ずつ責任を分けて与えます。これを権限委譲と言います。

権限委譲したとしても、顧客への営業責任はこの上司にあります。それに加えて、営業担当の成長もこの上司の仕事となります。

したがって、営業担当は上司に報告の義務が発生することと、何かあれば相談することが必要となるのです。

そして、上司は、その相談内容を元にアドバイスを行うことで、業績拡大と成長支援の両方を行うことが役割となります。

「分業」と「連絡」「相談」の関係

分業するから、「連絡」「相談」の義務が発生する

上記の図の上下が分業と連絡・相談の関係となります。

営業担当は商品開発や生産に関わりません。ただ、営業担当は販売した顧客に製品・商品・サービスの注文を受けます。

したがって、注文情報を持っているのは営業担当です。その情報を生産現場に伝える必要が発生します。

逆に生産現場は、工場の稼働が高くすぐに生産できない場合は、営業に伝えておかないといけません。

これこそが「連絡」となります。但し、顧客の要望と社内の業務が合致しない場合もあります。したがって調整を行うために、「相談」が必要となるのです。

責任の回避

報連相することで自分の責任を回避できる

報連相のある意味本質と言えることが、自分の責任回避です。

当然権限移譲や分業で与えられた仕事なので、与えられた仕事から逃げることはできず、やり遂げる必要があります。

ただ、現実問題として、やり遂げれない場合もあります。

上司は権限移譲した責任があるので、仕事をやり遂げる方法を別途考える必要があります。

その対策を行う出発点が私たちからの「報告・相談」なのです。

報告・相談せずに自分で抱えて手に負えなくなり、さらに間に合わない状態でやっと上司に報告しても手の打ちようがありません。

したがって、手遅れにならないタイミングで、報告・相談することが大事になります。

すぐに報連相すべき内容について

もちろん業務報告はすべて口頭、書類などで伝えないといけません。

ただし、すべてを報連相していると上司や他部署も対応できません。

まずは、時間を一切おかずに、すぐに報連相しないといけない重要なことを理解しましょう。

これは明確で、会社に大きな損害を与えるものです。

・顧客クレーム
・重要顧客の売上が落ちる可能性が出た場合
・大幅な納期遅れの可能性
・事故やケガ
・個人情報漏洩の可能性

などです(会社により異なる場合もあります)。

これらは、上司が忙しそうだとか、外出しているとか、休んでいるとかに関係なく、発生した時点で、最優先で報告・相談です。必ず伝わったことを確認できる方法で連絡しましょう。

報告・連絡・相談（報連相）の「まとめ」

・権限委譲と分業に伴う報告義務
・責任の回避

自分のために、上司に気を使いすぎずに報連相しましょう。その気遣いが、上司に迷惑をかけることになる場合もあるからです。

権限移譲と分業という考え方でとらえておくことで、何をいつまでに報告・連絡・相談すればいいか理解できるようになります。

この記事に関するよくある質問をnoteで答えています。質問内容は以下です。

Q1:「報告」と「連絡」の違いがよく分かりません。
Q2:報連相は、メールと口頭、どちらを優先すべきですか？
Q3:忙しそうな上司に声をかけるタイミングが分かりません。
Q4:どの程度の進捗で報告すればいいですか？
Q5:悪い報告（失敗やミス）をするのが怖いです。どう伝えればいいですか？
Q6:報告する際は、結論から話すべきですか？
Q7:「すべて報連相していると上司が対応できない」と言われますが、線引きは？
Q8:関連部署への連絡は、どこまで詳しく伝えればいいですか？
Q9:相談する際に、自分の中で答えを出してから行くべきですか？
Q10:業務が多岐にわたり、どの件から相談・報告すべきか優先順位が分かりません。
Q11:チャットでの報連相はどこまで許容されますか？
Q12:報連相が苦手で、ついつい後回しにしてしまいます。どうすれば習慣化できますか？
Ｑ13:メールで報告した際、上司からの返信がない場合、どうすべきですか？
Ｑ14:報連相をしないと、自分の責任はどうなるのですか？
Ｑ15:報連相が義務なら、上司は部下からの報連相を常に受け入れるべきではないですか？
Ｑ16:「自分の責任回避のため」と聞くと、ネガティブな印象を受けますが？

以下を参照下さい