仕事をしていると、急いておこわないといけない目先の業務を片付けようとします。
ただ、このような優先順付けで仕事をしていると、手をつけることができない業務の中に、とても重要なことが紛れ込んでしまいます。
その結果、重要なことに対して対策が打てずに、後でとても困ることになります。
この記事では、目先の仕事にとらわれすぎず、仕事全体を俯瞰してみて、仕事の優先順位を決めることができることを目的に、緊急度・重要度マトリクスをわかりやすく解説します。
この記事は、風土の違う5社での経験、数百名のマネジメント経験、100回を超える若手向け勉強会の講師をした経験を持つよしつが、記事を書いています。
（あせて読みたい 知っておきたいビジネススキル向上のための基礎知識をまとめてわかりやすく解説）
重要度・緊急度マトリクスとは？
仕事を俯瞰し、優先順位を付ける方法です。以下にようなマトリクスで表現します。
A~Dに仕事を分けて、優先度を設定していくツールとなります。
重要度・緊急度マトリックスの「これだけ知ろう」
- 仕事の優先順位を決める考え方
- 優先順位の下がりがちな、緊急ではないが重要なタスクを認識する方法
上記２つを知っておきましょう。特に後者がとても大事です。
重要度・緊急度マトリクスの「詳細説明」
仕事の優先順位を決める考え方
自分が行うべき仕事には、時間がかかる・かからない、やりたくない仕事・やりたい仕事、〆切が近い・まだ〆切が先などの仕事が混在しています。
これらの仕事を一定の考え方を元にグループ分けし、各グループの優先順位を付ける必要があります。
この優先順付けを行うことで、仕事の洗い出しでヌケモレをなくしながら、大事な業務が後回しにならないスケジュールが組め、限られた時間の中での、最大の成果及び効率化を実現することができます。
その切り口として、
- 緊急度が高い＝〆切が近いもの
- 重要度が高い＝会社に与える影響度が高いもの
の2軸で分類をします。
緊急度が高い＝〆切が近いものは読んで字の通りです。〆切が近いものとそうでないものを区分けしましょう。
ただ、重要度が高い＝会社に与える影響度が高いものが、イメージしにくいと思います。このマトリクスを始めて使う時に、重要度を区分けする必要があるのですが、どうしてもすべてのタスクを重要度が高いセグメントに入れがちです。
重要度を決める方法
会社に与える影響度を、以下の基準で考えてみると区分けしやすくなります。それぞれ説明します。
同じ行動量で大きな成果となる場合
- 会社の売上に大きく貢献する、重要顧客対応や大きな売上となる案件対応
行動しないと大きな問題となる場合
顧客との取引がなくなる可能性のある事案
- 顧客クレーム
- 競合対応
- 提供価値と価格の不一致
個人情報の取扱い
- 個人情報漏洩
事故など人の生命にかかわる事案
- 起きてしまった事故
- 対策を打たないと会社で働く人や関連する人の身の危険となりうること
優先順位の下がりがちな、緊急ではないが重要なタスクを認識する
特に意識してほしいカテゴリーは、（B）の重要度が高く、緊急度が低い案件です。
緊急のものは対応せざるを得なくなるので、忘れることはありません。忘れたとしても、誰かに怒られて気付きます。赤枠部分です。
重要度が低く、緊急度も低いものは、やらなくても特に問題がおきません。青枠部分です。
一番問題となるのが、緑枠部分です。
緊急度が低いため、ついつい緊急度が高い業務から業務を行うと、手をつけることが後倒しとなります。
また、重要度が高いということは、どうしても難易度が高い業務となりますので、手をこまねいてしまいやすくなります。
これらの理由で手をつけることができずに、重要なことなのに業務が進捗しないことがおきます。
だから、常にこのセグメントは、意識をして進める必要があるのです。
このマトリクスのメリットは、業務の優先順位を俯瞰して捉えておくことで、どうしても緊急度の高いものだけにいきがちな行動を、重要度の高いセグメントにも意識を向けることができるのです。
重要度・緊急度マトリクスの「使い方」
- タスクを洗い出す
- タスクを重要度と緊急度のマトリックスにプロットする
- タスクをスケジュールに落とす
- スケジュールに無理が出たら2を参考にスケジュール調整を行なう
（1、3、4については「スケジュール管理の基本と考え方」超簡単解説＆使い方紹介を参照）
このような方法で優先順位をつけることで、重要なことが置きママにならずに業務全体を実行できるようになります。
また、緊急度が高くなる案件（特に緊急度が低いもの）を事前に把握し、進捗させる意識が働く助けとなります。
明日でいいか？と思う心は、明日でも大丈夫だと思っているから発生するのです。その中にとっても大事で重要なことが紛れ込んでいます。今日やっておけば、必ず明日が楽になります。
重要度・緊急度マトリックスの「まとめ」
- タスクの優先順位を決める考え方
- 優先順位の下がりがちな、緊急ではないが重要なタスクを認識する方法
日々の緊急度の高い案件だけでなく、重要度が高く、緊急度が低いセグメントを忘れないようにしましょう。
忘れないコツは、例えば、1日30分はこのセグメントだけの時間を取ると決めることですよ。
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