仕事をしていると、どうしても、急ぎの仕事からおこなってしまいます。
確かに急ぎの仕事も大事なのですが、結果、とても重要なことが手をつけずに放置されてしまいます。重要なことで緊急ではない仕事が多くあるからです。
この記事では、目先の仕事にとらわれすぎず、仕事全体を俯瞰でき、仕事の優先順位を決めることができるフレームワークである、緊急度・重要度マトリクスをわかりやすく解説します。
この記事は、
・風土の違う5社での経験
・数百名のマネジメント経験
・数千社への営業経験
・100回を超える若手向け勉強会の講師経験
これらの経験を持つよしつが実体験から得たことを元に書いています。
（あわせて読みたい、ビジネススキル向上のための基礎知識をわかりやすく解説）
重要度・緊急度マトリクスとは？
重要度・緊急度マトリクスは、仕事を俯瞰し、優先順位付けをおこなうフレームワークです。以下にようなマトリクスで表現します。
仕事すべてをA~Dに分けて、優先度をつけていきます。
重要度・緊急度マトリックスの「詳細説明」
- 仕事の優先順位を決める考え方
- 優先順位の下がりがちな、緊急ではないが重要なことを認識する方法
上記２つを知っておきましょう。特に後者がとても大事です。
それぞれを説明します。
仕事の優先順位を決める考え方
自分が行うべき仕事には、時間がかかる・かからない、やりたくない仕事・やりたい仕事、〆切が近い・まだ〆切が先などの仕事が混在しています。
限られた時間の中で成果を出すために、仕事全体を一定の考え方を元にグループ分けし、優先順位付けをおこなう必要があります。
この優先順付けをおこなうことで、ヌケモレなく、大事な業務が後回しにならないスケジュールを組むことができ、最大の成果及び効率化が実現できます。
仕事のグループ分け
- 緊急度が高い＝〆切が近いもの
- 重要度が高い＝会社に与える影響度が高いもの
上記の2軸でグループ分けをおこないます。
緊急度が高い＝〆切が近いものです。ただ、重要度が高い＝会社に与える影響度が高いものが、イメージしにくいと思います。
このマトリクスを初めて使う際に、どうしてもすべてのタスクを重要度が高いセグメントに入れがちです。
重要度を決める基準
会社に与える影響度を、以下の基準で考えると区分けしやすくなります。
同じ時間・同じ行動量で成果が変わる
同じ時間を使って同じ行動をした場合に、対応する案件により成果＝結果が変わります。当然成果が高いものが重要になります。
行動しないと大きな問題となる
例えば、顧客との取引がなくなる可能性のある場合です。顧客クレーム・競合が仕掛けてきたなどです。
さらに、個人情報に絡むもの、事故などの人に生命にかかわることもとても大事です。起きてしまった事故や、対策を打たないと会社で働く人や関連する人の身の危険となりうることなどです。
優先順位の下がりがちな、緊急ではないが重要なタスクを認識する
このマトリクスの最大の特徴は、（B）の重要度が高く、緊急度が低い案件が浮き彫りになることです。
緊急のものは対応せざるを得なくなるので、忘れることはありません。赤枠部分です。
重要度が低く、緊急度も低いものは、やらなくても特に問題がおきません。青枠部分です。
ただ、一番問題となるのが、緑枠部分です。
緊急度が低いため、ついつい緊急度が高い業務から業務を行うことで、後回しになります。
また、重要度が高いということは、多くは難易度が高い業務となります。仕事をすすめることができにくく、気になりながらも、ついつい目先の仕事の優先順位を上げてしまいます。
したがって、常にこのセグメントは、意識をして進める必要があるのです。
このマトリクスの最大のメリットは、業務の優先順位を俯瞰して捉えておくことで、どうしても緊急度の高いものだけにいきがちな行動を、重要度の高いセグメントにも意識を向けることができるのです。
重要度・緊急度マトリクスの「使い方」
- タスクを洗い出す
- タスクを重要度と緊急度のマトリックスにプロットする
- タスクをスケジュールに落とす
- スケジュールに無理が出たら2に戻りスケジュール調整を行なう
（1、3、4については「スケジュール管理の基礎」考え方と立て方をわかりやすく解説を参照）
この方法で優先順位をつけ、重要なことに手がつかない状態にならないように業務全体を設計できるようになります。
また、緊急度が高くなる案件（特に緊急度が低いもの）を事前に把握し、進捗させる意識が働く助けになります。
明日でいいか？と思う心は、明日でも大丈夫だと思っているから発生するのです。その中にとっても大事で重要なことが紛れ込んでいます。今日やっておけば、必ず明日が楽になります。
重要度・緊急度マトリックスの「まとめ」
- タスクの優先順位を決める考え方
- 優先順位の下がりがちな、緊急ではないが重要なタスクを認識する方法
日々の緊急度の高い案件だけでなく、重要度が高く、緊急度が低いセグメントを忘れないようにしましょう。
忘れないコツは、例えば、1日30分はこのセグメントだけの時間を取ると決めることです。どうしても緊急度の高い案件に目がいってしまうからです。
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