仕事をしていると、たくさんのタスクに追われることが多くあります。
その結果、仕事の抜けモレがおきたり、目の前にある急ぎの仕事に追われ、急ぎではないがとても重要なことに手をつけることができなくなることがおきます。
この記事では、このような問題を解決する方法である、タスクの洗い出しと優先順付けができる緊急度・重要度マトリクスをわかりやすく解説します。
この記事は、
・営業担当・課長・部長・本部長・執行役員の経験
・風土の違う5社での経験
・数百名のマネジメント経験
・数千社への営業経験
・100回を超える勉強会の講師経験
・1,000冊近い読書経験
これらの経験を持つよしつが実体験から得たことを元に書いています。
（あわせて読みたい、知っておきたい ビジネス基礎知識）
重要度・緊急度マトリクスとは？
タスクを「重要度と緊急度」の2軸で4象限に分けて優先順位付けする方法
上記のように4象限に分け、仕事全体の中で各仕事の位置付けを明確にし、仕事の優先順位付けを行う方法です。
重要度・緊急度マトリックスを使う目的
限られた時間の中で、効率よく業務をおこなうため
仕事は、限られた時間の中で最大の成果を出すことが求められます。成果を出すためには、成果の上がる業務に時間を使うことが大事です。
ただ、誰もが、成果の上がる上がらないにかかわらず、さまざまな業務をおこなわないといけないのが現実です。
したがって、各業務の優先順位と時間配分を決めて効率よく業務を行う必要があります。
重要度・緊急度マトリックスを使うメリット
・仕事の優先順位を決めることができる
・優先順位を下げがちな、緊急ではないが重要なことを認識することができる
上記２つがメリットです。
それぞれを説明します。
仕事の優先順位を決めることができる
すべての仕事を俯瞰して見ることができ、かつ各仕事の位置付けが明確になる
自分が行うべき仕事には、時間がかかる・かからない、やりたくない仕事・やりたい仕事、〆切が近い・まだ〆切が先などの仕事が混在します。
限られた時間の中で成果を出すためには、仕事の優先順位付けをおこなう必要があります。
緊急度・重要度マトリクスは、仕事のすべてを一覧化できるだけでなく、各仕事の優先順位も表してくれます。
これにより、ヌケモレなく、大事な業務が後回しにならないスケジュールを組むことができ、最大の成果及び効率化が実現できます。
優先順位を下がりがちな、緊急ではないが重要なタスクがを認識できる
このマトリクスの最大の特徴は、
（B）の「緊急度は低いが重要度が高い」仕事を浮き彫りできる
（A）（C）の緊急のものは対応せざるを得なくなるのですぐに手をつけます。赤枠部分です。
（D）の重要度が低く緊急度も低い仕事は、やらなくても特に問題がおきません。青枠部分です。
残った（B）の仕事は、重要度が高い仕事です。緊急度が低いため、緊急度が高い業務から業務を行うことで後回しになりやすい象限です。
また、重要度が高い仕事の多くは難易度が高い業務となります。簡単にはできない仕事なので、ついつい目先の緊急度が高い仕事や、手をつけやすい簡単な仕事に手をつけがちとなります。
したがって、この（B）の象限は、意識をして業務をおこなう必要があるのです。
このマトリクスの最大のメリットは、業務の優先順位を俯瞰して捉えておくことで、緊急度の高いものだけにいきがちな行動を、重要度の高いセグメントにも意識を向けることができることです。
重要度・緊急度マトリクスの「使い方」
1.仕事を洗い出す
2.仕事を重要度と緊急度のマトリックスにプロットする
3.仕事をスケジュールに落とす
4.スケジュールに無理が出たら2に戻りスケジュール調整を行なう
1.3.４は、「スケジュール管理の基礎」考え方と立て方をわかりやすく解説という記事で詳細に説明していますので、そちらを参照下さい。
ここでは2の重要度と緊急度のマトリックスにプロットする方法を紹介します。
仕事のグループ分け
・緊急度＝〆切が近いかどうか？
・重要度＝会社に与える影響度が高いかどうか？
上記の2軸で象限分けをおこないます。
緊急度が高い＝〆切が近いものです。ただ、重要度が高い＝会社に与える影響度が高いものがイメージしにくいと思います。
このマトリクスを初めて使う際に、どうしてもすべてのタスクを重要度が高いセグメントに入れがちです。
重要度を決める基準
重要度を決めるには、会社に与える影響度を以下の基準で判断すると区分けしやすくなります。
できた場合に大きな成果となる
例えば、戦略立案です。戦略を立てなくても業務をおこなうことはできます。ただ、正しい戦略を立てることができると、業務をおこなうことでより大きな成果が出せます。
仕事により実施した後の成果が変わります。当然成果が高いものが重要になります。
行動しないと大きな問題となる
例えば、取引額が大きい顧客との取引がなくなる可能性のある場合です。顧客クレーム・競合が何か仕掛けてきたなどです。
さらに、個人情報に絡むもの、事故などの人に生命にかかわることもとても大事です。起きてしまった事故や、対策を打たないと会社で働く人や関連する人の身の危険となりうることなどです。
この２つの方法で仕事を分類することで、使える緊急度・重要度マトリクスが完成します。
このマトリクスのもう一つ良い点があります。
仕事をしてると、この仕事は明日でいいか？と思うことがあります。明日でも大丈夫だと思っているからです。
緊急度・重要度マトリクスで仕事を分類しておくと、俯瞰して仕事を見ることができることで判断の精度があがり、大事なことを先送りすることを減らすことができます。このようなほんの少しのことで業務効率は上がるのです。
重要度・緊急度マトリックスの「まとめ」
・仕事の優先順位を決めることができる
・優先順位を下げがちな、緊急ではないが重要なことを認識することができる
日々の緊急度の高い案件だけでなく、重要度が高く緊急度が低いセグメントを忘れないようにしましょう。
忘れないコツは、例えば、1日30分はこのセグメントだけの時間を取ると決めることです。どうしても緊急度の高い案件に目がいってしまうからです。
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