どうやってスケジュールを立てるか？について、明確に教えてもらったことがあるでしょうか？
とても大事なことであり、明確に方法が確立しています。しかし、なぜか人により考え方が違い、方法が違い、使うツールが違います。
したがって、教えてもらった内容は各種各様となり、どの方法が良いのか？わからなくなります。
そんな状況に陥らないために、スケジュール管理の考え方及びスケジュールの立て方を、たった一つの方法でおこなうことをお勧めします。
キーワードは、「縦と横」です。
この記事では、スケジュール管理の基本であり、唯一の方法となるスケジュールの立て方をわかりやすく解説します。
この記事は、
・風土の違う5社での経験
・数百名のマネジメント経験
・数千社への営業経験
・100回を超える若手向け勉強会の講師経験
これらの経験を持つよしつが実体験から得たことを元に書いています。
新入社員・若手の中途社員に必ずこの勉強会を行うのですが、とても好評です。参考にして下さい。
（あせて読みたい 知っておきたいビジネススキル向上のための基礎知識をまとめてわかりやすく解説）
スケジュール管理の考え方とスケジュールの立て方とは？
- タスクを全て洗い出す
- タスクを縦と横で調整する
スケジュール管理の考え方を立て方は、たったこれだけです。
スケジュール管理の目的
限られた時間で、最大限タスクや業務を行うことがスケジュール管理の目的です。この目的を達成する手段がスケジュール立てです。
私たちの仕事は、野球タイプ？それともサッカータイプ？どちらでしょうか？
答えはサッカーです。
野球は、時間ではなく、9回という回数で沢山点を取った方が勝ちとなります。サッカーは、時間が90分という固定された時間で、沢山点を取った方が勝ちとなります。
働く時間は有限なので、限られた時間でどうやって成果を出すか？を考えるサッカータイプが私たちの仕事の仕方です。
限られた時間で成果を出すために、無駄なことをしない・空いた時間を作らない・正しい順番で行うなど、仕事の効率を上げることがとても大事になります。
したがって、スケジュール管理が大事になるのです。
グループウェアではスケジュール管理はできない
会社でグループウェアを導入している会社は多いと思います。サイボウズやデスクネッツ等が代表例です。
グループウェアの目的は、個人の仕事内容の全体共有です。したがって、個人の使いやすさではなく、全員の使いやすさが優先される作りとなっています。
多くのグループウェアは、個人のスケジュールとタスクが別ページになっています。しかし、スケジュール立ての基本は、個人のタスクと個人のスケジュールの一覧化です。
この２つが分かれているのが致命的なのです。だから、グループウェアとは違うもので、スケジュール管理を行う必要があります。
スケジュールの立て方の具体的な方法
- 一番上の行にタスクや顧客ごとの業務をひとつずつ「横」に並べる
- タスクや業務ごとに「縦」にスケジュール化する
- 日ごとに「横」見たときに、偏りがないかを確認
- 偏りを再調整し、最終確定させる
手順は上記となります。
私はエクセルで自作したもので、スケジュール管理をしています（本物なのでぼかしています）。
- A.日付
- B.日ごとの〆切入力
- C.日々のルーチン業務や細かいタスク一覧
- D.本来やるべき重要なテーマ一覧
CとDを分けてタスクを洗い出し、スケジュール化していることがポイントとなります。
では、具体的に計画の立て方を説明します。
1.一番上の行にタスクや顧客を入力
営業担当の方であれば、担当する顧客とその顧客に対して何をするか？を左右にずらっと並べてみてください。営業以外の方はタスクをずらっと横に並べてください。
タスクごとにスケジュールを立てる
次に記載したタスクごとにやることを洗い出します。洗い出したら、スケジュール（縦方向）にプロットして下さい。そうするとやることすべてがテキスト化されます。
日ごとにその業務が処理可能かを見ていく
横にずらっと並べたタスクや業務すべてを、縦のスケジュールにプロットできたら、今度は日ごと（横）でチェックします。そうすると、特定の日にタスクが固まっている場合があります。
前後（縦）にタスクをずらしながらできるだけ均等にする。 また、まとめて実施した方がいい業務はまとめてやる計画を立てる。
この作業で、抜けもれ、ダブり、偏りを避けて効率的なスケジュールを立てることが出来ます。
実行する
上記を実行していきながら日々修正を図る。
これができればヌケモレ(締め切り忘れ)がなくなるだけなく、記載された具体的な計画がどこまで実行されたのか？されなかったのか？がわかります。
わかるという事は、後から振り返ることができ改善することができます。そうすると、スケジュール立てのスキルが上がっていきます。
是非ともやってみてください。
個々の作業の優先順位をつける方法として、重要度と緊急度のマトリクスを使うのがおススメです。
（詳しくは、「重要度・緊急度マトリックス」を超簡単に解説＆使い方紹介を参照）
スケジュール管理のまとめ
- 横にタスクを洗い出す
- 洗い出したタスクの実行計画を縦のスケジュールに落とす
- 横で見て、偏りを調整しスケジュールを確定させる
- 実行し、日々微調整しながら、一定期間後全体を振り返る
スケジュール管理が大事とか、時間は有限だから大事にしないといけないとか、優先順位が違うとか色々指摘されることも多いと思います。
ただ、どうやってスケジュールを立てるといいのか？の方法論については、教えてもらえない場合が多いです。
なぜなら、先輩たちは無意識にやっている場合がほとんどだから。このやり方を習得すれば、今度後輩が入ってきたら、教えることができます。ぜひとも習得してください。
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