仕事をする上で一番基本となる考え方にPDCAがあります。
誰もが知っているPDCAですが、ちゃんとPDCAサイクルが回っていない会社や人が多いのも事実です。
この記事では、この理由を含めてPDCAの詳細をわかりやすく解説します。
この記事は、
・風土の違う5社での経験
・数百名のマネジメント経験
・数千社への営業経験
・100回を超える勉強会の講師経験
・1,000冊近い読書経験
これらの経験を持つよしつが実体験から得たことを元に書いています。
（あわせて読みたい、ビジネススキル向上のための基礎知識をわかりやすく解説）
PDCAサイクルとは？
- Plan（計画）
- Do（実行）
- Check（評価）
- Action（改善）
これらの頭文字を合わせてPDCAとかPDCAサイクルと言います。
よく使われる図は以下です。
計画して、実行して、その結果を評価して、改善するというとてもわかりやすい考え方です。
PDCAサイクルを回す「メリット」
- 差異を認識できるので、業務の効率化や改善ができる
- 経験をノウハウにできる
PDCAとは、よく業務の効率化や業務改善が目的と言われますし、その通りだと思います。
私はそれ以上に、経験をノウハウにできることが一番のメリットだと思っています。
それぞれを説明します。
差異を認識できるので、業務の効率化や改善ができる
事実に向き合うことができたら、計画したものと実行したものの差を直視します。
差が明確になるということは、
- 計画時との前提のズレ
- 計画が無茶だった
- 前提の何かの思い違い
- 想定外なできごと
- 実行が不十分
などのようなことが起きています。
結果、計画に問題があったのか？実行に問題があったのか？がわかります。これにより、改善すべきポイントが明確になります。
そして明確になったポイントを改善することで、業務の効率化や改善ができます。
経験をノウハウにできる
PDCAを回すことで、実行計画を含む計画立案や実行方法に対する改善ポイントを知ることができます。これが、次回の計画や実行に生かせるノウハウとなるのです。
もちろんうまくいかなかった反省点だけでなく、成功方法についてもノウハウ化できます。
沢山の人と仕事をしてきましたが、仕事ができる人は、経験した事実に向き合い、事実から沢山のことを学ぶスピードが速いことが特徴です。
PDCAサイクルの「詳細説明」
Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）をそれぞれ説明します。
Plan（計画）
- 振り返った際の〇×が明確にできること
- 実行計画（＝実際に行動すること）を必ず設定すること
計画策定時に上記２つのポイントで計画します。
振返った際に〇×が明確にできること
計画し、実行し、振り返ることがPDCAです。したがって、ちゃんと振り返ることができる計画である必要があります。計画が明確でない場合、後から振り返ることができなくなります。
実行計画（＝実際に行動すること）を必ず設定すること
計画を実現するためには、行動が必要となります。行動の計画である実行計画が立案できて初めて、計画ができたことになります。
Do（実行）
実行計画がしっかりしていれば、後は実行あるのみ。
たった一つの注意点は、実行しきることです。実行が弱いと計画が悪いのか？実行が悪いのか？がわからなくなります。
Check（評価）
実行した結果を受けて、計画との差異を見ます。
計画との差を〇×で見ることができるかどうかがポイントとなります。
〇か×になった現象を把握し、それぞれの現象の原因を明確にしていきます。
（詳しくは「現象と原因の違い」を超簡単に解説を参照）
Action（改善）
原因を突き止めたら、「どうすれば改善できるか？」「どうしたら今後に生かせるか？」を考えます。
このことを考えることで、経験から学ぶことができます。ここまでできれば、ノウハウ化できた状態になります。
PDCAサイクルの「注意点」
事実に向き合うこと、すべての行動時に計画を立てることの2つに分けで解説します。
事実に向き合うこと
PDCAサイクルの前提として、とても大事なことがあります。ただ、かなりの確率でできていないことがあります。
それは「事実に向き合うこと」です。
PDCAサイクルをまわす上で絶対避けて通れないことです。
計画して実行するわけですから、必ずできたがどうかが明確となります。これが各企業、各個人でなかなかできないのです。なぜか？怖いのです。何が怖いのか？
できていない自分に向き合いたくない気持ち、同僚にできない自分を見られてたくない気持ち、上司に報告したくない気持ちが芽生えます。
これがPDCAサイクルを回す最大の敵となります。
特に個人にレッテルを張るのが大好きな旧態依然とした会社や、結果のみを評価する会社では、誰もがごまかそうとします。
したがって、
- 計画に数値を入れないようにする
- 数値を低く設定する
- 振返ることなく、ずっとDo→Do→Doと実行のみ
を繰り返します。
PDCAサイクルが回らない理由は、この気持ちからくる行動が原因となります。
すべての行動の前に計画を立てる
すべての行動の前に計画を立てる。これがPDCAサイクルのたった一つの使い方です。
すべてにおいて精緻に計画を立てると時間がかかりすぎてしまいます。ただ、どこまで精緻にするかどうかもPDCAを回すことでノウハウ化できます。
PDCAサイクルの「まとめ」
事実に向き合うことを前提に
- 大前提といて事実に向き合う
- 差異を認識できる
- 経験をノウハウにできる
Plan（計画）→Do（実行）→Check（評価）→Action（改善）のサイクルをしっかり回しましょう。経験をノウハウに変えることができます。
PDCAが回っているかどうかで、数年後に大きな差となります。慣れるまでは大変ですが、慣れたら誰でもできるようになります。慣れるまでの辛抱です。
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