エクセルが使えない人が多い会社には、明確な特徴があります。その特徴は、悪い会社の特徴と同じです。
会社にはいろんな風土風習があります。創業から色々な出来事や言動の積み重ねで、風土風習が出来上がります。
その中でよく使うスキルは全員が獲得していくのですが、使わないスキルは上達しません。その結果として、エクセルが使えない人が多いという現象が現れます。
この記事では、エクセルが使えない人が多い会社ってどんな特徴があり、その特徴がなぜ悪いのかを分かりやすく解説します。
この記事はこの記事は、風土の違う5社での経験、数百名のマネジメント経験、数千社との取引経験をもつ、よしつが、書いています。
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エクセルが使えない人が多い会社の「特徴」
- 数字で語る風習がない
- 効率を上げる意識が希薄
エクセルが使えない会社には、この特徴が明確にあります。この2つがないと会社が成長できないので、エクセルが使えない会社の特徴＝悪い会社の特徴と言えるのです。
「エクセルが使えない」はこの記事では、次のように定義します。
エクセルの使い方は２つです。パワポ、ワードと同じく、レジメとして使う場合と、たくさんの数字を集計・分析し、事実をしっかりおさえる場合。
エクセルが使えるかどうかは後者ができるかどうかとします。
では、それぞれを詳しく解説していきます。
数字で語る風習がない
数字で語る風習がないから、エクセルを使う必要がなくスキルが上がらないです。
会社では、定量分析と定性分析を使い分けて、コミュニケーションをおこなっています。
定量分析とは、具体的な数値を使った分析です。定性分析とは、起きている現象などの事実を言葉で表し、分析します。
現状を正しくとらえるのは、定量・定性分析両方を使う必要がありますが、この定量部分が抜け落ちているのです。
だから、エクセルを使う機会がないため使えない人が多いのです。
もちろん顧客ごと売上金額とか取引社数とかの数字は、どの会社でも使っていると思います。
「A顧客の売り上げが落ちているのでもっと売上を上げろ」などの起きている現象のコミュニケーションはおこなわれていると思います。
ただ、このような現象をだけでは、本当の問題及び、その問題をおこす原因までたどりつけません。
例えば、顧客グループごとの売上推移や、顧客別商品別売上の傾向を使って、今何が起きているのか？それはなぜなのか？そこから導き出す課題は何なのか？の各論を議論しないと会社の課題を解決できません。
この議論ができていない理由は、本当の原因を見つけに行く風習がないことです。原因を特定できないので、課題設定が甘くなります。
例えば、なんの根拠もなく「売上が下がっているのは、競合が価格で攻めてきているからです」などの理由が、簡単に通ってしまっているのです。
数字を細かく分析していくと、競合が価格で攻めてくる前から売り上げが落ちていたり、A商品は伸びているが、B商品が落ちていたり、実績が高い顧客群が売上を落としている事実もわかります。
このような分析を求められたら、各種数字をエクセルで処理することとなり、当然スキルが上がるのです。
このようなことがおきるのは、このような分析を経営が求められないからです。
このような経営層では、様々な課題を解決できないことが明確なので、悪い会社となるのです。
効率を上げる意識が希薄
会社は、常に効率を求められます。同じことを同じ時間かけていては、仕事が増えるごとに、その業務をおこなう人が必要になり、儲からなくなります。
でも、効率を上げることをおこなわないのは、豊富に時間をかけることができるからなのです。
効率化を求められないし、必要がない（=効率化しなくても業務が普通に回る）のです。
売上が下がった今も、売上が高い時の人員数で事業運営しているので、暇な人が多く、効率化へのインセンティブが働かない場合などが典型的です。
そして、作業時間が豊富にあるため、もっと早くできないか？などを考える機会がないのです。
もっと言うと、業務を効率化すると、自分の仕事がなくなり、存在価値がなくなるため、あえて、効率化しないという行動もおきます。
このような環境で、エクセルで早く処理をしようと考えるインセンティブが働きません。
面倒な作業を面倒なまま作業しているのです。
典型的な現象は、手書きの書類が多く残っています。非効率を非効率のままでも、なんの問題にもならないからです。
エクセルが使えない人が多い会社の「将来」
今、業績が上がっていたとしても近い将来、必ず売上が伸びなくなります。
必ず環境が変わりますので、同じことを同じようにやっていると、競合他社に抜かれてしまいます。
同じこと同じようにやらないためには、問題を見つけ、正しく課題化し、解決策を打ち続けることです。
ただ、エクセルが使いえない会社は、定性分析はできたとしても、定量分析ができないので、正しい課題設定の確率が低く、いくら打ち手を行っても、業績を上げる打ち手にならないのです。
昔は、もっとお客様に訪問していたが、今は減っているという感想を課題としてしまいます。
当然、昔も今も訪問数は集計していないので、事実かどうかはわかりません。
このように事実ではなく感想に左右されますので、現場も自分事化できずに、決局何も変わらずに、社員が疲弊してじり貧になる典型的なパターンとなります。
エクセルが使えない人が多い会社の「まとめ」
- 数字で語る風習がない
- 効率を上げる意識が希薄
このようにエクセルを使えないという現象には、分析が甘い（＝事実を把握することが甘い）から課題設定に弱い傾向が顕著にでます。
よく分析ばっかりしてないで、打ち手を沢山実施しろという人がいますが、私は間違っていると思います（分析しなくてよいことまで、時間を使って分析するのは別問題です）。
事実に真摯に向き合うこと、そして有限な時間を有効に使うこと、もっと言えば成果の出ない業務を従業員にさせないようにすることが大事なことです。
会社の仕事はすべて問題解決です。問題解決の方法を学んでおくことをお勧めします。
なぜなら、問題解決の方法をちゃんと学ぶ機会って実は少ないからです。以下の本は、47万部売れている本なので、基本を学ぶには最適ですよ。
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