仕事で「結局、何が言いたいの？」と聞かれた経験、ありませんか？あるいは、相手の話がなかなか頭に入ってこなくて困ったことは？
実は、それは「伝え方」に原因があるかもしれません。
ビジネスシーンでよく耳にする「結論から話せ」「全体から説明して」といったアドバイス。これらはすべて、「大枠から詳細へ」という伝え方の基本を指しています。
多くの人が経験しているこの「あるある」ですが、「なぜそうすべきなのか？」と聞かれると、意外と答えに詰まってしまうもの。
この記事では、あなたのコミュニケーションを劇的に変える「大枠から詳細へ」の伝え方について、その重要性と実践方法を分かりやすく解説します。
この記事は、
・営業担当・課長・部長・本部長・執行役員の経験
・風土の違う5社での経験
・数百名のマネジメント経験
・数千社への営業経験
・100回を超える勉強会の講師経験
・1,000冊近い読書経験
これらの経験を持つよしつが実体験から得たことを元に書いています。
（あわせて読みたい、知っておきたい 考え方・意識・スキル）
「大枠から詳細へ」とは？
・最初に大枠である「目的、結論、テーマ、話の流れ」を主旨に応じて伝える
・そのあとに「詳細」を伝える
これが、何かを伝えたい時に伝わりやすく、相手に行動をおこしてもらいやすくなる方法です。
また、大枠から詳細へ伝えることで以下３つが実現します。
1.相手の頭の中を整理できる
2.推測の弊害をなくせる
3.前提をそろえることができる
まずは「仕事で何かを伝える目的」を紹介した後にこの３つを解説します。
仕事で何かを伝える目的とは？
伝えた相手に何かの行動をとってほしいから
これが何かを伝える目的です。
聞いて知っておいてもらうだけも含めて、まずは伝えた内容を理解してもらうことが大事になります。
その上で、行動してもらうことで目的が実現します。
1.相手の頭の中を整理する
頭の中が整理できると次のアクションがわかる
受け手は、大枠を聞くことで次にどのようなアクションをおこせばいいかがわかります。
具体的には、
・話を聞くだけでいいのか？
・今後のアクションのアドバイスが欲しいのか？
・聞いた内容について意見すればいいのか？
これらがわかった上で、詳細な内容を聞くことになりますので、伝える人が望む行動をおこしてもらうやすくなります。
2.推測の弊害をなくす
間違った推測をさせない
私たちは誰もが「推測力」に優れています。なぜなら、多くを語らなくても、相手の言葉の意図をある程度「察する」ことができるからです。
例えば、同僚から突然「昨日のあれ、大丈夫？」と聞かれた時、あなたはある特定の出来事を思い浮かべ、コミュニケーションが成立することがありますよね。
しかし、この推測力には大きな弊害も潜んでいます。
それは、話し手が意図しない内容を、受け手が勝手に推測してしまうケースがあることです。これが、ミスコミュニケーションの主要な原因となります。
（ミスコミュニケーションの詳細は、ミスコミュニケーションがおきる４つの部分とそれぞれの原因と対策を参照）
大枠から伝えることで、まずはテーマが特定できます。
結果、詳細を聞いた時に間違った推測をする確率が減るのです。
3.コミュニケーションの前提をそろえる
・大枠に問題がないか？
・大枠と詳細のつながりに問題はないか？
・詳細の選択に問題はないか？
聞いた内容について意見を求める場合、受け手が、上記３つに問題がないかを考えます。
大枠（＝テーマ・課題・目的など）と詳細を分けて伝えることで、この３つが検証しやすくなり、適切なコミュニケーションとなる確率が上がります。
しっかり伝えるための準備
「考えること」も「大枠から詳細」で考える
大枠から詳細へ伝えるためには、そもそも伝える内容を検討する段階から「大枠から詳細へ」を意識することが重要です。
何かを考える時、必ずその目的や課題があるはずです。この記事でいう「大枠」である目的・課題を最初に明確にすることで、取り組むべき問題を適切に設定できます。
このように、大枠である目的・課題から詳細まで考えていくだけでなく、その思考プロセス自体を記憶しておくことをおすすめします。
なぜなら、伝えた内容について後で補足説明をする際に、あなたがどう考え、その結論に至ったのか、その「道筋」を説明できるからです。これにより、あなたの発言はさらに説得力を増します。
あわせて、事前に大枠（＝テーマ・課題・目的）が明確か？なぜこの大枠なのか？選び間違いをしていないか？が事前に検討できます。
結果、伝える内容が明確になり伝わりやすくなります。
具体的な活用方法
・伝える内容を特定してから説明する。 例：「本日は〇〇プロジェクトの進捗についてご報告します。」
・結論を伝えてから理由を説明する 例：「この企画は実施すべきです。理由は3つあります。」
・目的・課題を伝えてから解決策を説明する 例：「現状、〇〇という課題があります。これを解決するために、△△を提案します。」
・全体スケジュールを話してから、細かくスケジュールを話す 例：「プロジェクト全体の期間は3ヶ月です。その中のフェーズ1について詳細をご説明します。」
・現象を伝えてから原因を説明する 例：「〇〇という問題が発生しました。その主な原因は△△と考えられます。」
上記のように大枠を伝えることで、受け手は何が今から説明されるのかがわかります。
その上で、どのような行動をとればいいかを想定しながら、詳細な話を聞いてくれるので、より伝わるようになります。
伝え方の基本 「大枠から詳細へ」のまとめ
何かを伝える際は、まず大枠（全体感、目的、結論、テーマ、話の流れなど）を伝え、その後に詳細へと進む。
このシンプルな原則を意識するだけで、あなたのメッセージは格段に伝わりやすくなり、相手に行動を促せるようになります。
さらに、話す内容を準備する段階から「大枠から詳細へ」と考えることで、思考が整理され、そのまま説得力のあるコミュニケーションへとつながるでしょう。
もちろん、中には結論から先に話すことに抵抗を感じる相手や組織も存在します。
そんな時は、 「私としては〇〇（＝結論）と考えておりますが、その背景と理由を簡潔にご説明します。もしご不明な点やご意見があれば、後ほどご指摘いただけると幸いです。」 といったクッション言葉を用いることで、スムーズに本題に入ることができます。
これにより、伝えたいことを伝わりやすくし、相手に行動までおこしてもらいやすくなります。
ビジネスの基本スキルについて以下の記事も書いています。参照下さい。
- 前提をそろえる
- ミスコミュニケーションの原因と対策
- 迷った時の考え方「極端に振って考える」
- 正しい情報を得る6つのコツ
- 具体化と抽象化を使い分ける
- 手段の目的化
- 論理と感情の関係
- 人の思考の癖
- 人が変われない理由と対策
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