A.原因は、あなたの話が長いからではなく、聞き手が「どんなスタンスで話を聞けばいいか」という大枠(目的)を最初に示せていないことです。
上司への報告中、良かれと思って経緯から話しているのに「結局、どうしてほしいの?」とイライラした様子で遮られた経験はありませんか?
上司や先輩は、仕事において話を聞くときに責任を持って判断・アドバイスしたいと思っています。
したがって「ただ聞くだけでいいのか」「アドバイスが欲しいのか」「決裁(判断)が必要なのか」を仕分けしています。
「大枠」がないまま詳細から話し始めると、聞き手はすべての情報を全力で拾い、自力で仕分けしなければなりません。
この「脳への過度な負担」がイライラを招くのです。
対策はシンプルです。話し始める最初に「大枠」を提示し、その後に詳細を話す手順を徹底しましょう。
具体的には、
「トラブルが発生しました」
「同行してほしいです」
「〇〇の件で相談があります」
「〇〇の件の報告です」
など受け手の心構えを作ってあげましょう。
トラブルであれば、緊急で何をどこまで対応すべきかを想定しながら聞いてくれますし、相談であれば、何に悩んでいるかをまずは把握しようと思います。
これだけで相手の脳に「情報の棚」ができ、あなたの話はスムーズに理解されるようになります。
(詳細は、伝え方の基本 「大枠から詳細へ」をわかりやすく解説を参照)
(他のよくある悩みは、20代が直面する仕事の悩みの原因と対策をわかりやすく解説を参照)
